【Word小技】2つの文書を比較して差異を半自動的に反映する方法

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【Word小技】2つの文書を比較して差異を半自動的に反映する方法

2つのWordファイルを比較する

皆さんはWordを使っていらっしゃいますか?

上のような、ぱっと見たところ、よく似ている2つのWordファイル。

どこが違うかを調べなければならないとしたら、どうしましょう?

「あまり使っていないけれど、時々使うからもっと覚えたい」という方向けに、知っていると便利な小技をご紹介しようと思います。

2つのWordファイルを比較するには?

あるとき、お客さんから送られてきたファイルを確認してみると、以前、自分が変更した内容が残っていないよう。

それでいて、お客さんによって、新たに追加された内容もあります 泣

どうもお客さんの手元にあった、少し古いファイルに対して、変更を加えられたようです。

「えー!前に私が加えた変更箇所を、また1つずつ変更しなければならないの?」

そんなとき、どこがどのように異なっているかを目で確認して、1つずつ手で変更していたら、大変ですよね。

Wordの機能を使えば、5クリックで比較できちゃいますし、変更箇所をファイルに反映することができます。

2つのWordファイルを比較して、異なる箇所をファイルに反映する手順

Office2010を例に、その方法をご紹介しますね。

手順は次のとおりです。

  1. Wordを立ち上げる
  2. 上のメニューから[校閲]メニューをクリックするWord校閲メニューから比較する
  3. [比較]ボタン -> [比較]をクリックするWord校閲メニューから比較する
    ※複数の人で更新しているファイルの場合は、[比較]ではなく[組み込み]をクリックします
  4. [文書の比較]ダイアログボックスでフォルダのアイコンをクリックして、比較する2つの文書を選択するWord比較する文書を指定する

    ※注

    変更箇所を1つ目に指定したファイル(元の文書)や、2つ目に指定したファイル(変更された文書)に直接反映する場合は、[オプション]ボタンをクリックして、次の項目を選択すれば、変更箇所を直接ファイルに反映することができます。

    1つ目に指定したファイルに直接反映する場合:
    [元の文書]を選択
    2つ目に指定したファイルに直接反映する場合:
    [変更された文書]を選択

  5. [OK]ボタンをクリックする

この方法でファイルを比較すれば、「どちらが新しいファイルかわからなくなってしまった!」とか、「どのようにファイルが変更されたかがわからない!」というときでも、2つのファイルの違いが一瞬でわかるし、差異がある箇所は半自動的に反映できます ^-^

まとめ

Wordファイルを比較するには、[校閲]メニューから文書比較の機能を使えば簡単!

2つのファイルの異なる箇所をファイルに直接、反映させることもできちゃいます。

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