皆さんはWordを使っていらっしゃいますか？
上のような、ぱっと見たところ、よく似ている2つのWordファイル。
どこが違うかを調べなければならないとしたら、どうしましょう？
「あまり使っていないけれど、時々使うからもっと覚えたい」という方向けに、知っていると便利な小技をご紹介しようと思います。
2つのWordファイルを比較しなくちゃいけなくなってしまった！
あるとき、お客さんから送られてきたファイルを確認してみると、以前、自分が変更した内容が残っていないよう。
それでいて、お客さんによって、新たに追加された内容もあります 泣
どうもお客さんの手元にあった、少し古いファイルに対して、変更を加えられたようです。
「えー！前に私が加えた変更箇所を、また1つずつ変更しなければならないの？」
そんなとき、どこがどのように異なっているかを目で確認して、1つずつ手で変更していたら、大変ですよね。
Wordの機能を使えば、5クリックで比較できちゃいますし、変更箇所をファイルに反映することができます。
2つのWordファイルを比較して、異なる箇所を変更する手順
Office2010を例に、その方法をご紹介しますね。
手順は次のとおりです。
- Wordを立ち上げる
- 上のメニューから［校閲］メニューをクリックする
- ［比較］ボタン -> ［比較］をクリックする
※複数の人で更新しているファイルの場合は、［比較］ではなく［組み込み］をクリックします - ［文書の比較］ダイアログボックスでフォルダのアイコンをクリックして、比較する2つの文書を選択する
※注
変更箇所を1つ目に指定したファイル（元の文書）や、2つ目に指定したファイル（変更された文書）に直接反映する場合は、［オプション］ボタンをクリックして、次の項目を選択すれば、変更箇所を直接ファイルに反映することができます。
1つ目に指定したファイルに直接反映する場合：
［元の文書］を選択
2つ目に指定したファイルに直接反映する場合：
［変更された文書］を選択 - ［OK］ボタンをクリックする
この方法でファイルを比較すれば、「どちらが新しいファイルかわからなくなってしまった！」とか、「どのようにファイルが変更されたかがわからない！」というときでも、2つのファイルの違いが一瞬でわかるし、差異がある箇所は半自動的に反映できます ^-^
2017.10.25追記しました
変更した履歴を反映（確定）させる方法
これまで上に書いた手順を行うと、上のように変更箇所の文字の色が変わって、削除したところには取り消し線が引かれます。
上の例では、「建物の被害は」を「建物の被害が」に変更したので、「は」を削除して、「が」を挿入したことになっていますね。
文末の「よ」も、挿入による変更です。
この変更は仮のようなものなので、この変更履歴が不要だったり、変更された内容で確定させたいときには、次のどれかの方法で完全に変更してくださいね。
1. 1箇所ずつ変更を確認しながら確定する（これに2パターンあります）
2. すべての変更を一度に（確認せずに）確定する
変更履歴を反映（確定）すると、新規に作成したWordの文書のように、変更履歴の色分けがなくなって、すべて黒の文字になるので、変更箇所がどこかがわからなくなります。
複数の人で同じファイルを変更する場合は、変更履歴を残したままにすると、AさんとBさんの履歴があっても、Aさんの履歴だけ表示したりすることもできて、便利です（この方法については、また書きますね）。
1箇所ずつ変更を確認しながら確定する場合 その1
- ［校閲］タブを選んだ状態で［次へ］ボタンをクリックして、変更箇所にカーソルを移動する
- 変更履歴の通りに変更してもよいかどうかを確認する。
この例の場合、「被害は」→「被害が」に変更
（「は」を消して「が」を挿入）してもよいか？ - 見つかった変更箇所にカーソルが合った状態で、［承諾］→［承諾して次へ進む］をクリック
- すべての変更が確定されるまで、手順2と3を繰り返す
変更を確定すると、変更した箇所も、文字が黒になって、どこが変更されたのかがわからなくなります。
1箇所ずつ変更を確認しながら確定する場合 その2
- ［校閲］タブを選んだ状態で［次へ］ボタンをクリックして、変更箇所にカーソルを移動する
- 変更履歴の通りに変更してもよいかどうかを確認する。
この例の場合、「被害は」→「被害が」に変更
（「は」を消して「が」を挿入）してもよいか？ - 見つかった変更箇所にカーソルが合った状態で、右クリック→［挿入を反映］（または［削除を反映］）をクリック
- すべての変更が確定されるまで、手順2と3を繰り返す
すべての変更箇所を一度に確定する場合
［校閲］タブを選んだ状態で［承諾］→ ［ドキュメント内のすべての変更を反映］をクリックする。
すると、すべての変更箇所が一度に反映（確定）されます。
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まとめ
Wordファイルを比較するには、［校閲］メニューから文書比較の機能を使えば簡単！
2つのファイルの異なる箇所をファイルに直接、反映させることもできちゃいます。
この記事も最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
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