皆さんはWordを使っていらっしゃいますか?

上のような、ぱっと見たところ、よく似ている2つのWordファイル。

どこが違うかを調べなければならないとしたら、どうしましょう?

「あまり使っていないけれど、時々使うからもっと覚えたい」という方向けに、知っていると便利な小技をご紹介しようと思います。

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2つのWordファイルを比較しなくちゃいけなくなってしまった!

あるとき、お客さんから送られてきたファイルを確認してみると、以前、自分が変更した内容が残っていないよう。

それでいて、お客さんによって、新たに追加された内容もあります 泣

どうもお客さんの手元にあった、少し古いファイルに対して、変更を加えられたようです。

「えー!前に私が加えた変更箇所を、また1つずつ変更しなければならないの?」

そんなとき、どこがどのように異なっているかを目で確認して、1つずつ手で変更していたら、大変ですよね。

Wordの機能を使えば、5クリックで比較できちゃいますし、変更箇所をファイルに反映することができます。

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2つのWordファイルを比較して、異なる箇所を変更する手順

Office2010を例に、その方法をご紹介しますね。

手順は次のとおりです。

  1. Wordを立ち上げる
  2. 上のメニューから[校閲]メニューをクリックする
    Word校閲メニューから比較する
  3. [比較]ボタン -> [比較]をクリックするWord校閲メニューから比較する
    ※複数の人で更新しているファイルの場合は、[比較]ではなく[組み込み]をクリックします
  4. [文書の比較]ダイアログボックスでフォルダのアイコンをクリックして、比較する2つの文書を選択するWord比較する文書を指定する
    ※注
    変更箇所を1つ目に指定したファイル(元の文書)や、2つ目に指定したファイル(変更された文書)に直接反映する場合は、[オプション]ボタンをクリックして、次の項目を選択すれば、変更箇所を直接ファイルに反映することができます。
    1つ目に指定したファイルに直接反映する場合:
    [元の文書]を選択
    2つ目に指定したファイルに直接反映する場合:
    [変更された文書]を選択
  5. [OK]ボタンをクリックする

この方法でファイルを比較すれば、「どちらが新しいファイルかわからなくなってしまった!」とか、「どのようにファイルが変更されたかがわからない!」というときでも、2つのファイルの違いが一瞬でわかるし、差異がある箇所は半自動的に反映できます ^-^

2017.10.25追記しました

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変更した履歴を反映(確定)させる方法

Wordの変更履歴

これまで上に書いた手順を行うと、上のように変更箇所の文字の色が変わって、削除したところには取り消し線が引かれます。

上の例では、「建物の被害」を「建物の被害」に変更したので、「は」を削除して、「が」を挿入したことになっていますね。
文末の「よ」も、挿入による変更です。

この変更は仮のようなものなので、この変更履歴が不要だったり、変更された内容で確定させたいときには、次のどれかの方法で完全に変更してくださいね。

1. 1箇所ずつ変更を確認しながら確定する(これに2パターンあります)

2. すべての変更を一度に(確認せずに)確定する

注意!
変更履歴を反映(確定)すると、新規に作成したWordの文書のように、変更履歴の色分けがなくなって、すべて黒の文字になるので、変更箇所がどこかがわからなくなります。

複数の人で同じファイルを変更する場合は、変更履歴を残したままにすると、AさんとBさんの履歴があっても、Aさんの履歴だけ表示したりすることもできて、便利です(この方法については、また書きますね)。

1箇所ずつ変更を確認しながら確定する場合 その1

  1. [校閲]タブを選んだ状態で[次へ]ボタンをクリックして、変更箇所にカーソルを移動する
  2. 変更履歴の通りに変更してもよいかどうかを確認する。
    この例の場合、「被害は」→「被害が」に変更
    (「は」を消して「が」を挿入)してもよいか?
  3. 見つかった変更箇所にカーソルが合った状態で、[承諾]→[承諾して次へ進む]をクリック
    1箇所ずつ確認しながら変更を反映する
  4. すべての変更が確定されるまで、手順2と3を繰り返す

変更を確定すると、変更した箇所も、文字が黒になって、どこが変更されたのかがわからなくなります。

1箇所ずつ変更を確認しながら確定する場合 その2

  1. [校閲]タブを選んだ状態で[次へ]ボタンをクリックして、変更箇所にカーソルを移動する
  2. 変更履歴の通りに変更してもよいかどうかを確認する。
    この例の場合、「被害は」→「被害が」に変更
    (「は」を消して「が」を挿入)してもよいか?
  3. 見つかった変更箇所にカーソルが合った状態で、右クリック→[挿入を反映](または[削除を反映])をクリック
    1箇所ずつ確認しながら変更を反映する
  4. すべての変更が確定されるまで、手順2と3を繰り返す

すべての変更箇所を一度に確定する場合

すべての変更を一度に反映する [校閲]タブを選んだ状態で[承諾]→ [ドキュメント内のすべての変更を反映]をクリックする。

すると、すべての変更箇所が一度に反映(確定)されます。

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まとめ

Wordファイルを比較するには、[校閲]メニューから文書比較の機能を使えば簡単!

2つのファイルの異なる箇所をファイルに直接、反映させることもできちゃいます。

この記事も最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

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